A rotina de uma administradora de condomínios envolve uma grande quantidade de demandas, responsáveis, prioridades e prazos.
Vistorias, pendências e rotinas internas precisam ser distribuídas entre a equipe e acompanhadas até a conclusão. Quando esse controle fica espalhado entre planilhas, anotações e ferramentas externas, ter uma visão clara do trabalho em andamento se torna mais difícil.
Quem está responsável por cada atividade? Qual é o prazo? O que precisa ser priorizado? O que ainda está pendente?
Para ajudar as administradoras a terem mais controle sobre essas demandas, a Almah apresenta o Módulo Atividades do Almah Condos.
Com ele, a equipe pode organizar suas atividades, definir responsáveis, estabelecer prazos e prioridades e acompanhar o trabalho em diferentes visualizações, tudo diretamente dentro do software da administradora.
O que é o Módulo Atividades do Almah Condos?
O Módulo Atividades é uma ferramenta para organizar e acompanhar as demandas administrativas dentro do Almah Condos.
A administradora pode transformar demandas como vistorias, pendências e rotinas internas em atividades organizadas, com responsável, prazo e prioridade.
O objetivo é trazer mais visibilidade sobre quem está fazendo o quê e até quando, ajudando a reduzir retrabalho e a dependência de planilhas ou ferramentas externas para esse controle.
Em vez de manter a gestão condominial em um sistema e o acompanhamento das atividades da equipe em outro, a administradora pode concentrar mais uma parte importante da sua operação dentro do Almah Condos.
Por que o controle de atividades é importante para uma administradora?
Quanto maior a operação, maior tende a ser o volume de demandas circulando entre colaboradores e áreas.
O problema é que nem sempre a dificuldade está em executar uma atividade. Muitas vezes, está em acompanhar tudo o que precisa ser executado.
Quando as demandas ficam espalhadas, a equipe perde visibilidade sobre responsabilidades, prioridades e prazos. E o gestor acaba dependendo de controles paralelos ou de consultas aos colaboradores para entender o andamento do trabalho.
Uma boa gestão de atividades ajuda justamente a transformar essas informações em algo visível e organizado.
A equipe consegue identificar o que precisa ser realizado, quem ficou responsável, qual é a prioridade e qual é o prazo daquela atividade.
Para uma administradora que busca crescer com eficiência, essa visão da operação faz diferença.
Menos ferramentas externas, mais centralização
É comum que administradoras utilizem diferentes recursos para controlar sua operação.
O software de gestão cuida dos condomínios, enquanto planilhas ou ferramentas de gerenciamento de tarefas são utilizadas para acompanhar demandas internas.
Na prática, isso significa mais ambientes para acessar e mais informações distribuídas em diferentes lugares.
O Módulo Atividades leva esse controle para dentro do Almah Condos.
Assim, a administradora pode organizar e acompanhar suas atividades no mesmo software utilizado pela equipe em sua rotina de gestão condominial.
Sua administradora não precisa necessariamente de mais uma ferramenta. Precisa que a ferramenta que já utiliza resolva cada vez mais necessidades da sua operação.
Essa é a lógica por trás do novo módulo.
Acompanhe as atividades em Lista, Kanban ou Calendário
Nem sempre existe uma única maneira ideal de visualizar o trabalho.
Por isso, o Módulo Atividades oferece três formas de acompanhamento: Lista, Quadro Kanban e Calendário.
Visualização em Lista
A Lista permite consultar as atividades de maneira direta e acompanhar as demandas registradas pela administradora.
Quadro Kanban
No Quadro Kanban, as atividades são apresentadas em cards que podem ser movimentados entre as etapas.
Essa visualização facilita o acompanhamento do fluxo das demandas e permite enxergar como as atividades estão distribuídas.
Calendário
A visualização em Calendário ajuda a acompanhar as atividades considerando seus prazos.
Dessa maneira, a equipe também consegue visualizar as demandas a partir das datas definidas para cada atividade.
Defina responsáveis, prazos e prioridades
Uma das principais propostas do módulo é dar visibilidade sobre quem está fazendo o quê e até quando.
Por isso, as atividades podem ter responsável, prazo e prioridade.
Essas informações ajudam a deixar mais claro para a equipe quem está relacionado a cada demanda e quando ela precisa ser realizada.
A prioridade também ajuda na organização do trabalho, permitindo diferenciar as demandas que exigem maior atenção dentro da rotina da administradora.
Organize atividades com Checklists
Nem toda atividade é composta por uma única ação.
Existem demandas que precisam passar por diferentes etapas antes de serem concluídas. Para esses casos, o Módulo Atividades conta com Checklists.
Com eles, é possível organizar dentro da própria atividade os itens que fazem parte daquela demanda e acompanhar sua execução.
Isso mantém as etapas relacionadas à atividade dentro do mesmo ambiente de trabalho.
Utilize Tags para organizar as demandas
O módulo também permite trabalhar com Tags.
Elas acrescentam mais uma possibilidade de organização das atividades e podem ser utilizadas de acordo com a estrutura de trabalho definida pela administradora.
Assim, além de responsáveis, prazos e prioridades, a equipe conta com mais um recurso para organizar visualmente suas demandas.
Adicione Anexos às atividades
Quando uma atividade possui arquivos relacionados, também é possível adicionar Anexos.
Isso permite manter documentos relacionados à demanda junto da própria atividade, evitando que essas informações precisem ficar separadas do controle realizado pela equipe.
Controle quem pode visualizar e editar as atividades
O Módulo Atividades também utiliza a estrutura de permissões do Almah Condos.
A administradora pode definir separadamente quem possui permissão para Ver Atividades e quem possui permissão para Criar e Editar Atividades.
Com a permissão de visualização, o usuário consegue acompanhar as informações do módulo.
Já os usuários com permissão de criação e edição podem realizar ações de organização das atividades, como criar e copiar atividades, movimentar cards entre etapas, reabrir atividades e trabalhar com Tags e Checklists.
Dessa forma, a administradora consegue adequar o acesso ao módulo de acordo com as responsabilidades de cada usuário.
Quais são os benefícios do Módulo Atividades para a administradora?
O Módulo Atividades foi desenvolvido para trazer mais organização e visibilidade para as demandas administrativas.
Com ele, a administradora passa a contar com recursos para:
- organizar atividades diretamente no Almah Condos;
- definir responsáveis, prazos e prioridades;
- acompanhar demandas em Lista, Quadro Kanban ou Calendário;
- utilizar Checklists;
- organizar atividades com Tags;
- incluir Anexos;
- controlar permissões de visualização e edição;
- reduzir a dependência de planilhas e ferramentas externas;
- ter mais visibilidade sobre quem está fazendo o quê e até quando.
Tudo isso aproxima o controle das atividades do restante da operação realizada dentro do Almah Condos.
Mais organização também significa mais eficiência
Eficiência não é simplesmente fazer a equipe trabalhar mais.
Para uma administradora de condomínios, eficiência passa por organizar processos, dar clareza às responsabilidades e utilizar melhor o tempo das pessoas.
É justamente nesse ponto que a tecnologia pode transformar a operação.
Quanto mais rotinas puderem ser organizadas, simplificadas ou executadas com apoio da tecnologia, menos tempo a equipe precisa gastar com processos operacionais e controles paralelos.
O Módulo Atividades é mais um passo da Almah nessa direção: trazer para dentro da plataforma ferramentas que ajudem a administradora a organizar melhor sua própria operação.
E essa busca por eficiência não termina na organização das atividades.
Além de novas ferramentas, sua administradora pode ganhar uma nova colaboradora
A Almah também apresentou recentemente a Mah, uma nova colaboradora criada para ajudar a equipe da administradora em diferentes rotinas do dia a dia.
A Mah atua em outras funções da plataforma e não está relacionada à execução das atividades cadastradas no Módulo Atividades. Sua proposta é auxiliar os colaboradores em diferentes processos da operação, reduzindo trabalhos manuais e tornando mais simples a interação com o sistema.
São soluções diferentes, mas que fazem parte de uma mesma visão: usar tecnologia para aumentar a eficiência da administradora e liberar a equipe para dedicar mais tempo ao que realmente exige atenção humana, relacionamento e gestão.
Quer conhecer essa nova integrante da equipe? Veja como funciona a Mah, a nova colaboradora da sua administradora e descubra em quais rotinas ela já pode ajudar sua equipe.
Conheça o Módulo Atividades do Almah Condos
Com o novo Módulo Atividades, sua administradora ganha mais uma ferramenta para organizar a operação dentro do Almah Condos.
Crie atividades, defina responsáveis, estabeleça prazos e prioridades, acompanhe as demandas em Lista, Kanban ou Calendário e utilize Tags, Checklists e Anexos para organizar o trabalho da equipe.
Tudo isso dentro do software que sua administradora já utiliza para gerenciar seus condomínios.
Mais controle sobre as atividades. Mais visibilidade sobre a operação. Mais eficiência para a sua administradora.
Conheça o Módulo Atividades do Almah Condos.
Perguntas frequentes sobre o Módulo Atividades
O que é o Módulo Atividades do Almah Condos?
É uma ferramenta para organizar e acompanhar demandas administrativas dentro do Almah Condos. As atividades podem contar com responsável, prazo e prioridade.
Quais visualizações estão disponíveis no Módulo Atividades?
As atividades podem ser acompanhadas em Lista, Quadro Kanban ou Calendário.
O Módulo Atividades possui Checklist?
Sim. É possível utilizar Checklists para organizar os itens relacionados a uma atividade.
É possível adicionar Tags e Anexos?
Sim. O módulo conta com Tags e Anexos, além de Checklists, responsáveis, prazos e prioridades.
É possível controlar quem pode alterar as atividades?
Sim. Existem permissões separadas para Ver Atividades e Criar e Editar Atividades, permitindo que a administradora controle o nível de acesso dos usuários.
O Módulo Atividades reduz a necessidade de ferramentas externas?
Esse é um dos objetivos do módulo. A proposta é permitir que a administradora organize suas demandas administrativas dentro do Almah Condos, reduzindo a dependência de planilhas e ferramentas externas para esse controle.
Quer levar mais organização, controle e eficiência para a rotina da sua administradora? Agende uma demonstração do Almah Condos e conheça de perto como a plataforma pode ajudar sua equipe a simplificar a operação e ganhar produtividade.
