Conheça a Mah: a IA da Almah que executa tarefas na rotina das administradoras

A inteligência artificial já faz parte da rotina de muitas empresas. Mas, até pouco tempo, seu papel estava concentrado principalmente em responder perguntas, gerar textos ou ajudar na busca por informações.

Na Almah, demos um passo além.

Apresentamos a Mah, inteligência artificial integrada à plataforma Almah e desenvolvida especialmente para a rotina das administradoras de condomínios.

Ela não apenas responde ou orienta. A Mah também consulta informações, prepara operações e executa tarefas dentro do sistema, sempre com a validação do usuário antes de qualquer alteração de dados.

Na prática, isso significa transformar uma conversa em trabalho realizado.

Em vez de procurar onde clicar, diga o que precisa fazer

Quem trabalha em uma administradora conhece bem essa rotina.

Entrar em um módulo. Procurar o cadastro. Localizar o fornecedor. Conferir os dados. Abrir outra tela. Fazer o lançamento. Voltar para conferir. Anexar o documento.

São pequenas tarefas que, individualmente, parecem rápidas. Mas quando se repetem dezenas ou centenas de vezes ao longo do mês, passam a ocupar uma parte importante do tempo da equipe.

Com a Mah, a lógica começa a mudar.

O profissional pode informar, por texto ou voz, aquilo que precisa realizar. A inteligência artificial reúne as informações necessárias, consulta os dados disponíveis no sistema e prepara a operação.

Quando a ação altera algum registro, como um cadastro, edição, baixa, exclusão ou duplicação, a Mah apresenta a proposta para revisão antes de concluir. Nada é alterado sem a confirmação do usuário.

O que a Mah já faz hoje?

As funcionalidades abaixo já foram testadas e validadas dentro da plataforma Almah.

Contas a pagar

A Mah pode atuar em diferentes etapas da rotina financeira da administradora.

Entre as operações disponíveis estão:

cadastro de contas avulsas;
cadastro de contas parceladas;
cadastro de contas recorrentes;
localização de contas em aberto;
edição de valores, datas, fornecedores, retenções e anexos;
baixa total;
baixa parcial;
baixa em lote;
anexação de arquivos a títulos já pagos.

Ela também consegue consultar contas de fluxo, como caixas e bancos, e utilizar essas informações durante a operação.

Cadastro e consulta de fornecedores

Outro processo que costuma consumir tempo das equipes é o cadastro de fornecedores.

A Mah permite cadastrar fornecedores pessoa física ou jurídica, consultar empresas por CNPJ e endereços por CEP, além de localizar fornecedores já existentes pelo nome.

Isso reduz a necessidade de o profissional conhecer códigos internos do sistema para realizar uma tarefa.

A inteligência artificial também pode consultar retenções tributárias e contas de despesa vinculadas aos fornecedores.

Previsões orçamentárias pelo chat

A elaboração e análise de previsões orçamentárias também fazem parte das funcionalidades disponíveis.

Com a Mah, é possível:

cadastrar uma nova previsão;
consultar previsões existentes;
duplicar uma previsão para outro período;
aplicar reajuste geral ou por conta;
comparar duas previsões;
analisar variações em valores e percentuais;
gerar relatórios comparativos;
simular arrecadação por unidade;
excluir previsões pendentes que não estejam vinculadas a um fechamento.

Tudo começa com uma solicitação feita em linguagem natural.

Documentos também podem iniciar uma operação

A Mah também consegue trabalhar a partir de documentos enviados pelo usuário.

Ela pode utilizar arquivos para auxiliar no lançamento de contas e processar vários documentos em uma mesma execução.

Durante o processo, a inteligência artificial ajuda a identificar informações como condomínio, categoria, parcela, valores, retenções e outros dados relacionados ao lançamento.

A Mah também verifica possíveis duplicidades. Caso identifique uma conta semelhante já cadastrada, apresenta as opções ao usuário antes de seguir.

Se alguma informação obrigatória estiver faltando, ela pergunta.

A regra é simples: a Mah não inventa códigos, valores, datas, fornecedores ou registros para completar uma operação.

Cada administradora tem seu jeito de trabalhar

Administradoras diferentes podem ter processos diferentes.

Por isso, a Mah também consegue considerar regras operacionais definidas pela própria empresa.

Um exemplo: determinada administradora pode estabelecer que notas sem boleto tenham vencimento em dois dias úteis e sejam pagas via Pix. Outra pode definir uma regra específica para folhas de pagamento ou recibos.

Esses padrões podem ficar registrados para que a Mah os considere nas próximas operações, sem que o colaborador precise repetir a mesma instrução todas as vezes.

Isso permite que a inteligência artificial se adapte melhor à realidade de cada administradora.

Uma IA feita para administradoras de condomínios

Esse é um dos principais diferenciais da Mah.

Ela não foi criada para responder perguntas sobre qualquer assunto.

Sua atuação está concentrada na plataforma Almah e nas rotinas de gestão de uma administradora de condomínios.

Isso inclui consultas sobre condomínios, síndicos, conselheiros e vigências, fornecedores, contas a pagar, previsões orçamentárias, contas de fluxo e outras informações disponíveis na plataforma.

A Mah também pode orientar o usuário sobre funcionalidades e procedimentos quando existe material documentado sobre aquele processo.

Menos tempo no operacional

A rotina de uma administradora é formada por centenas de pequenas atividades.

Cadastrar uma conta pode levar poucos minutos. Conferir um fornecedor também. Localizar um documento, realizar uma baixa ou atualizar uma previsão, igualmente.

O problema aparece quando essas tarefas são multiplicadas por dezenas ou centenas de condomínios.

“Quem conhece uma administradora sabe que o tempo não é consumido apenas por grandes demandas. São dezenas de pequenas tarefas ao longo do dia. Individualmente parecem rápidas. Somadas, representam muitas horas de trabalho”, afirma Luiz Filipe Ramos, COO da Almah.

É justamente nessa repetição que a Mah pode gerar impacto.

Ao assumir parte das tarefas operacionais, a tecnologia permite que os profissionais concentrem mais energia em atividades que dependem de relacionamento, análise e tomada de decisão.

Uma nova forma de utilizar um sistema de gestão

Por muitos anos, utilizar um ERP significou aprender a estrutura do software.

Onde fica determinada função? Qual menu preciso abrir? Qual tela vem depois? Qual código devo informar?

A inteligência artificial começa a mudar essa relação.

“Durante muito tempo, utilizar um software significou aprender onde clicar, qual tela abrir e quais campos preencher. Com a Mah, começamos a inverter essa lógica. O profissional informa o que precisa fazer e a inteligência artificial transforma esse pedido em uma ação dentro do sistema”, afirma Halisson Habitzreuter, CEO da Almah.

Isso não significa eliminar telas, menus ou os controles tradicionais do sistema.

Significa adicionar uma nova forma de interação: conversar com a plataforma e solicitar aquilo que precisa ser feito.

E isso é só o começo

A Mah está em constante evolução.

Com ela, a Almah amplia o uso de inteligência artificial em sua plataforma para administradoras de condomínios e prevê a inclusão gradual de novas operações.

A ferramenta amplia a aplicação da IA para além da geração de conteúdo e da consulta de informações, passando também a atuar na execução de processos dentro do sistema.

Para as administradoras, isso significa uma nova possibilidade de ganhar produtividade sem transformar o crescimento da carteira em crescimento proporcional de tarefas manuais.

Porque a tecnologia deve fazer exatamente isso: tirar trabalho repetitivo da equipe para devolver tempo ao que realmente importa.